Program szkolenia
- Specyfika, metody zarządzania dokumentacją:
- Najważniejsze akty, podstawy prawne
- Obowiązek prawny w zakresie dokumentowania i archiwizacji przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
- System tradycyjny vs. Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD)
- Najważniejsze systemy wykonywania czynności kancelaryjnych
- Wyjątki w zakresie realizacji czynności kancelaryjnych – aspekty prawne, codzienna praktyka
- Definicje dokumentu, pisma, sprawy, teczki, składu chronologicznego
- Wprowadzenie do specyfiki Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją
- Systemy klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją):
- Wymogi techniczne wobec systemów klasy EZD
- Etapy wdrażania systemów klasy EZD
- Rozwijanie poszczególnych funkcjonalności systemów klasy EZD
- Integracja platformy EZD z wewnętrznymi systemami ICT
- Zasady pracy kancelaryjnej z wykorzystaniem EZD/ systemie tradycyjnym ze wspomaganiem systemu klasy EZD:
- Przyjmowanie i rejestracja dokumentów
- Tworzenie i obsługa składów (chronologicznych, informatycznych nośników danych),
- Zasady dekretacji pism przychodzących, wychodzących
- Obsługa sprawy elektronicznej vs. sprawy tradycyjnej
- Wysyłanie pism w różnorodnej formie, z wykorzystaniem wielu kanałów dystrybucji (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier, strona www)
- Składy – organizacja, zarządzanie i obsługa:
- Rodzaje składów, wymagana liczba, specyfika pracy
- Zarządzanie pismami w składach
- Obsługa pudeł, informatycznych nośników danych